プライバシーポリシー

個人情報の取り扱いについて

株式会社OTOKA（以下「当社」といいます。）は、歩行特化型リハビリデイサービス「8ウォーカーズ」の運営にあたり、ご利用者さま、ご家族さま、お問い合わせいただいた方、採用にご応募いただいた方の個人情報を大切に取り扱います。

個人情報の保護に関する法律その他の関係法令および医療・介護分野のガイダンスに基づき、以下の方針に従って個人情報の適切な保護と管理に取り組みます。

1．個人情報の取得

当社は、利用目的を明らかにしたうえで、業務に必要な範囲の個人情報を、適正な方法で取得します。

取得する情報には、氏名、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、お問い合わせ内容のほか、サービス提供に必要な介護保険情報、健康状態、既往歴、服薬状況、生活状況、緊急連絡先、歩行・身体機能の測定結果、サービス提供記録などが含まれます。採用応募に際しては、履歴書、職務経歴、資格などの情報を取得します。

病歴や障害に関する情報などの要配慮個人情報は、法令で認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得て取得します。

2．個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、次の目的に必要な範囲で利用します。

• お問い合わせへの回答、資料の送付、見学・体験・ご利用相談への対応
• ご利用契約の締結、通所介護計画・個別機能訓練計画などの作成と見直し
• 機能訓練、歩行機能の評価、健康状態の確認、入浴、送迎などのサービス提供
• ケアマネージャー、医療機関、他の介護サービス事業者などとの連絡・連携
• ご本人の意向を踏まえた、ご家族などへの利用状況や心身の状態の説明
• 介護報酬・利用料金の請求、各種加算に関する事務、会計および法令に基づく記録の作成・保存
• 事故や緊急時の対応、苦情・ご相談への対応、行政機関への報告、保険会社への相談・手続き
• サービスの質の向上、業務改善、職員研修
• 採用選考、応募者への連絡、入職に必要な手続き

歩行測定データなどは、一人ひとりに合った訓練内容の検討や経過の確認に活用します。業務改善や職員研修では、できる限り個人を特定できない形にするなど、プライバシーに配慮します。

上記の範囲を超えて利用する場合は、法令で認められる場合を除き、事前にご本人の同意を得ます。

3．第三者への提供と関係機関との連携

当社は、法令に基づく場合や、人の生命・身体・財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが困難な場合など、法令で認められる場合を除き、ご本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

ケアマネージャー、医療機関、他の介護サービス事業者などとの情報共有や、ご家族などへの説明は、利用目的とご本人の意向を踏まえ、必要な範囲で行います。サービス担当者会議などでご利用者さまの個人情報を使用する場合はご利用者さまの、ご家族の個人情報を使用する場合は当該ご家族の同意を、あらかじめ文書で得ます。

科学的介護情報システム（LIFE）などへの情報提出を行う場合には、提出の目的や情報の範囲を説明し、法令等に従って必要な手続きを行います。

4．個人情報の取り扱いの委託

介護報酬の請求、情報システムの運用、ウェブサイトの保守などの業務を外部に委託する場合は、委託業務に必要な範囲で個人情報を取り扱わせることがあります。

その際は、適切な委託先を選定し、秘密保持や個人情報の管理に関する取り決めを行ったうえで、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。

5．個人情報の安全管理

当社は、個人情報の漏えい、紛失、改ざん、不正アクセスなどを防止するため、管理責任と取り扱いルールを明確にし、職員への教育、書類・記録媒体の適切な保管、アクセス権限の管理、不正アクセス対策など、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。職員には、在職中および退職後の守秘義務を徹底します。

漏えい等が発生した場合、またはそのおそれがある場合は、速やかに事実確認と被害拡大の防止に取り組み、法令に従って個人情報保護委員会への報告やご本人への通知を行うとともに、再発防止に努めます。

6．個人情報の保存と廃棄

個人情報は、利用目的の達成に必要な期間および法令・自治体の条例等で定められた保存期間を踏まえて適切に保存します。保存の必要がなくなった情報は、復元や判読ができない方法で、安全に消去または廃棄します。

7．写真・動画などの掲載

ご利用者さまなど個人を特定できる写真・動画・お名前・体験談を、ウェブサイト、ブログ、SNS、パンフレットなどの広報媒体に掲載する場合は、掲載の目的や媒体、公開範囲を説明し、あらかじめご本人の同意を得ます。

掲載への同意は任意であり、同意されないことを理由にサービスの利用で不利益を受けることはありません。同意の撤回や掲載の取り下げをご希望の場合は、お問い合わせ窓口へご連絡ください。当社が管理する媒体について、速やかに対応します。

8．開示・訂正・利用停止などのご請求

ご本人または正当な権限を有する代理人から、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示を求められた場合は、ご本人確認および代理権の確認を行ったうえで、法令に従い遅滞なく対応します。

ご請求は、下記のお問い合わせ窓口で受け付けます。確認書類や回答方法など、手続きの詳細をご案内します。法令によりご請求の全部または一部に対応できない場合は、その旨を通知し、理由をご説明します。

9．ウェブサイトにおける情報の取り扱い

当サイトのお問い合わせフォームに入力された情報は、お問い合わせへの回答や必要な連絡・対応のために利用し、適切に管理します。

当サイトでは、適切な表示や機能の提供、不正アクセスの防止などのために、Cookie（クッキー）やアクセスログ等を利用する場合があります。これらの情報は、サイトの運営・保守と安全性の確保のために適切に取り扱います。

Cookieはブラウザの設定により無効にできます。ただし、設定によっては一部の機能が利用できなくなる場合があります。

10．本方針の見直し

当社は、法令の改正やサービス内容の変更、個人情報の取り扱いの改善に応じて、本方針を見直します。改定した場合は当サイトに掲載し、法令上、ご本人への通知や同意が必要な場合は、所定の手続きを行います。

11．運営法人・お問い合わせ窓口

個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談、苦情、開示等のご請求は、以下の窓口へご連絡ください。